Récolte d’informations pour l’ouverture du dossier personnel

Lina Beaurain
amc-b.com/
Juridique et RH
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Les obligations juridiques

Juridiquement, les entreprises sont tenues d’avoir des dossiers papier pour faciliter l’accès aux documents pour les RH. Certaines gèrent des dossiers électroniques avec ces mêmes documents scannés.

Les fichiers contenant les données des collaborateurs ne doivent en aucun cas être accessibles à des personnes non autorisées. Par exemple, le dossier de candidature ne doit être consulté que par les personnes dûment habilitées à cet effet (supérieur compétent, service du personnel).

Storhy apporte la disponibilité en tout temps des informations essentielles de la personne pour faire des statistiques, fusionner avec des documents modèles ou renseigner des checklists (jubilés, permis ou contrats à échéances).

Les documents papiers doivent être disponibles pendant 10 ans pour ce qui touche la partie comptable/salaire ou 5 ans pour ce qui touche les prétentions auxquelles le collaborateur aurait droit (certificat de travail, revendication sur des heures supplémentaires, …).

L’employeur ne peut traiter des données concernant le travailleur que dans la mesure où ces données portent soit sur les aptitudes du travailleur à remplir son emploi (en prévision de la conclusion du contrat de travail) ou sont nécessaires à l’exécution du contrat de travail (durant les rapports de travail). CO 328b; LPD 4.

• Informations personnelles
• CV
• Contrat de travail / Avenant/ Signature de règlement ou autres documents
• Description de fonction
• Assurances (y compris éléments de prévoyance professionnelle de l’ancien employeur)
• Pièce d’identité, carte AVS etc.., permis de travail
• Evaluation annuelle /Promotion
• Comptes rendus d’entretiens
• Documents de sortie

Les documents essentiels du dossier peuvent être intégrés dans Storhy dans les rubriques ad hoc (permis, contrat, carte d’identité).

Si le collaborateur réside en Europe et hors Europe, vous devez faire une demande de permis de travail correspondant au pays d’origine du collaborateur. La demande doit être transmise à l’Office cantonal de la Population de votre canton avant l’entrée en service du collaborateur.

Par ailleurs, la particularité des collaborateurs étrangers est l’imposition à la source mais pas dans tous les cantons. Il convient de vérifier auprès de l’administration fiscale de votre canton le type d’imposition à appliquer à votre collaborateur étranger. Par exemple, à Genève, le collaborateur Français sera soumis à l’impôt source de Genève, en revanche ce même collaborateur s’il est embauché dans le Canton de Vaud sera soumis à l’imposition française.