L’analyse de l’absentéisme

Valérie Cionca
vcionca-consulting.ch/
Développement organisationnel et personnel
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Et si le dialogue autour de l’analyse des absences vous permettait de maîtriser voire baisser vos coûts ?

Un système RH permet de tirer des statistiques des absences de différentes sortes (maladie, accident, vacances, formation, autres absences payées comme déménagement, soin à la famille, naissance, décès, …) afin de renseigner les assureurs et surtout pour mettre en place des mesures de prévention (avec une) ou également recadrer certains comportements (typiquement les absences régulières les vendredis et/ou lundis). Une vérification d’un repos de deux semaines consécutives au moins une fois par année est par exemple importante.

Dialogue avec les collaborateurs

Absences de courtes durées (1-3 jours) : pour vérifier et recadrer. Le fait de chercher à comprendre les absences de courte durée ne nécessitant pas un certificat médical ou les absences régulières des vendredis ou lundis permet de détecter précocement une baisse de motivation ou des soucis d’organisation personnelle ou encore un problème relationnel. Le fait d’avoir été entendu et d’avoir pu chercher des pistes d’aménagement peuvent contribuer à un gain de productivité. Si c’est un problème plus grave, cela aura le mérite de vérifier si la personne veut vraiment rester ou s’il est plus judicieux de rompre la collaboration.

Absences de longue durée dès 3 semaines: pour anticiper ou prévenir l’intervention de mesures plus coûteuses, il est important de chercher le dialogue pour soutenir la personne dans la difficulté qu’elle traverse et trouver des alternatives, comme des remplacements temporaires ou la répartition momentanée des tâches de la personne malade plutôt que de rester dans le flou. Des mesures de votre assureur comme le « case management » peuvent vous y aider.

La saisie des absences dans un système permet d’avoir une transparence entre collaborateur, manager et RH avec un flux décisionnel adéquat.

Un tel outil permet également de planifier les absences et de responsabiliser les collaborateurs en les incitant à aller vérifier les remplacements possibles avant de saisir une absence.

Storhy propose une série d’analyses prédéfinies : nombre de jour par collaborateur, par motif, par unité d’organisation, par jour… Ceci vous aide à comprendre le fonctionnement de vos équipes pour prendre les bonnes décisions.

Négociations avec les assureurs

Les statistiques de maladie et d’accident vont déterminer votre sinistralité et avoir un impact sur les primes que vous payez pour ces couvertures. Il est donc important d’avoir un support systématique pour illustrer les statistiques. Ces informations vous permettront de discuter les faits et éventuellement d’envisager des couvertures alternatives à celles que vous aviez.

Prévention : le BPA et la SUVA proposent des outils de prévention comme des affiches ou des brochures ou des cours que vous pouvez utiliser pour sensibiliser votre personnel soit à des dangers professionnels avec des machines, des substances dangereuses ou à des risques d’accidents non-professionnels (essentiellement lors de loisirs comme le ski, le foot),mais aussi concernant les risques de la route ou d’accident domestiques. Une vérification d’un repos de deux semaines consécutives au moins une fois par année est par exemple importante.

Si vous avez décidé de demander un certificat médical pour les absences de plus de 3 jours et si vos statistiques concernant ces absences de courte durée sont élevées, vous pouvez exiger un certificat médical plus vite (dès le 2ème ou même dès le 1er jour).

Par souci de transparence, de clarté et d’égalité de traitement, les indications et règles concernant la saisie des absences, les droits des employés et de l’employeur ainsi que l’obligation de fournir un certificat médical doivent figurer dans un règlement d’entreprise.
Selon votre politique d’employeur ainsi que vos moyens, vous pourrez décider en connaissance de cause, les largesses que vous pouvez vous permettre en matière de prolongation du délai avant de résilier un contrat de travail (minimum = respecter les délais de protection selon le type d’absence et les années de service, cf art 336c CO).

Storhy apporte un grand allègement pour les RH, les collaborateurs et les managers pour la gestion et la planification des absences en permettant d’optimiser et standardiser les processus ainsi qu’en offrant plus de transparence et une communication optimisée.