Le flextime n'est pas censé être compensé sur une journée entière. Si un collaborateur ne travaille pas durant 1 journée (ne pointe pas ou essaie de mettre 00:00 comme présence), et qu'il n'a pas posé d'absence, le système l'alerte avec une absence injustifiée.

Le flextime reflète vraiment la flexibilité du temps de travail des collaborateurs dans l'entreprise, et est une notion plus "légère" que les absences. Il permet de laisser la possibilité au collaborateur de faire 1 ou 2h en plus une journée et de partir 1 ou 2h plus tôt les jours qui suivent - sans avoir besoin de poser une absence.

Le collaborateur n'est pas censé s'absenter de l'entreprise une journée sans justification, et le fait d'avoir travaillé un peu plus les jours d'avant n'est pas suffisant car il n'y a aucune validation. 

Si le besoin se fait sentir de compenser le flextime sur une journée, c'est qu'il n'est pas utilisé correctement. La compensation sur une journée doit se faire en posant une absence, justifiée : c'est ce à quoi sert la gestion des heures supplémentaires.

Première solution : déclarer des heures supplémentaires

Lorsque le collaborateur voit qu'il va dépasser son temps de travail théorique sur une journée, il pose une demande d'heures supplémentaires. Celle-ci sera envoyée à son manager pour validation, puis les RH renseigneront le nombre d'heures qui pourront être compensées.
Déclaration d'heures supplémentaires posée par le collaborateur

Ceci effectué, le compteur d'heures supplémentaires sera crédité automatiquement et le collaborateur pourra par la suite puiser dedans pour poser des absences de type "compensation heures supplémentaires".

Image
Image

Le pointage sera donc correct car une absence a bien été posée.

Deuxième solution : transférer du flextime dans le compteur heures supplémentaires

Cette solution demande moins d'actions de la part du collaborateur car il n'aura pas besoin de faire une demande d'heures supplémentaires. En revanche elle demande une action de la part des RH.

Les collaborateurs vont cumuler du flextime au fur et à mesure de leur travail. S'ils souhaitent les compenser en posant une journée, ils doivent poser une absence de type "Compensation heures supplémentaires". Mais pour pouvoir le faire, il faut que vous leur ayez accordé un solde d'heures supplémentaires - qu'ils n'ont jusqu'à présent pas acquis avec des déclarations d'heures supplémentaires (que nous traitions en première solution). Vous allez donc ajouter vous-même, en temps que RH, un crédit d'heures supplémentaires. Et en compensation, vous allez débiter leur flextime. Il y a donc 2 étapes pour vous, RH.

Première étape, : le collaborateur vous informe

Le collaborateur vous informe qu'il souhaite compenser ses heures de flextime sur une journée complète. Pour cela, il utilise le formulaire "autres demandes aux RH" 

Image
Evidemment vous pouvez aussi décider que cette étape se passe plutôt par mail / échange direct entre le collaborateur et vous !

Deuxième étape : les RH créditent le compteur d’heures supplémentaires

Depuis l'espace RH, ajoutez un ajustement du droit aux heures supplémentaires au collaborateur.

Rendez-vous dans la famille de liens "Paramétrer ses absences" au lien "Ajuster le droit aux vacances" et ajoutez un nouvel ajustement sur l'année en cours avec le nombre d'heures à créditer.

Ceci crédite le compteur d'heures supplémentaires, dans le module absences. Le collaborateur pourra ainsi poser des compensations d'heures supplémentaires en puisant dans ce compteur.

Image

Troisième étape : les RH débitent le flextime

Rendez-vous sur la fiche horaire du collaborateur. Sélectionnez la journée en cours pour entrer dans son détail.

Image

Ajoutez un événement, et sélectionnez "Ajustement flextime (négatif)". 

Image
Le flextime du collaborateur est débité du nombre d'heures que vous avez renseigné.

Quatrième étape : le collaborateur pose une absence

Maintenant que vous avez crédité le compteur d'heures supplémentaires pour le collaborateur, il peut poser une absence de type "Compensation heures supplémentaires". Ainsi, il pourra s'absenter sur une journée de manière justifiée.

Image
Image

Et voilà ! La première solution est donc moins fastidieuse pour les RH. La deuxième solution est à privilégié uniquement si la demande de compensation du flextime sur une journée est occasionnelle, auquel cas on accepte quelques étapes manuelles.

Gardez bien en tête l'objectif du flextime : quelques heures en plus, quelques heures en moins. Cela n'autorise pas le collaborateur à ne pas venir travailler une journée entière.