L’essentiel en 3 points
Que se passe-t-il si je suis absent ?
L’essentiel est que les activités sensibles de l’entreprise ne soit pas bloquée à cause d’une absence. Il est donc important de se demander par exemple comment le service fonctionnera durant mes vacances d’été.
Définir et former les suppléants
Il est important de savoir qui remplace qui, mais aussi de s’assurer que la suppléance va fonctionner. Cela implique que la personne désignée soit formée et informée des éléments importants à prendre en compte.
Se tenir au courant régulièrement
Les pratiques et les outils évoluent vite, de même que, par exemple, le portefeuille de clients. Suivre une petite formation initiale est bien, mais il est important de s’informer régulièrement, voire de pratiquer l’activité pour laquelle il conviendra d’assurer une suppléance.
L’expert
Jean-Marc Bovigny
adequation.ch
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Coaching
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Personne ne doit être indispensable
Le but de ce titre légèrement provocateur est d’attirer l’attention sur certaines activités très spécialisées, dont une seule personne pourrait détenir le savoir.
Quelques exemples simples :
– Effectuer les sauvegardes informatiques
– Commander des fournitures de bureau
– Effectuer le suivi des paiements des clients
La liste pourrait s’allonger, mais le but de ces exemples simples est de montrer que, pour des tâches parfois d’apparence anodine, l’entreprise se trouve parfois bien empruntée en l’absence de la personne qui s’en occupe d’ordinaire si aucune suppléance n’est prévue.
Il est important d’envisager les cas extrêmes
Lors de nos interventions en entreprises, nous entendons souvent la phase suivante « si je me casse une jambe, ce sera la catastrophe pour l’entreprise ».
Souvent lancée sur le ton de la boutade, cette question de suppléance est importante. Par exemple, si une personne est la seule capable de dépanner un client sur un point technique, que se passerait-il en cas d’accident ? La question se pose même pour une période de vacances. Peut-on laisser un client en panne durant de longues semaines ? La réponse est : non.
Il est donc important de documenter le travail effectué, et de prévoir une suppléance qui, même si elle n’apportera pas forcément la même expertise que le titulaire du poste, permettra de faire face à une absence subite ou de longue durée.
Comment bien organiser les suppléances
– Désigner pour chaque personne qui la remplace en cas d’absence
– Documenter au maximum les modes opératoires et le domaine d’activité
– Permettre au suppléant de régulièrement dégager du temps pour se tenir au courant
– Faire pratiquer l’activité de temps en temps au suppléant pour qu’il puisse s’en charger au besoin
Ce dernier point est important, car très souvent une explication paraît très claire, puis lorsque le suppléant se retrouve en situation de faire le travail, il est bien emprunté.
Rappelez-vous toujours que l’activité de votre entreprise ne doit jamais être bloquée en raison d’un manque d’organisation, notamment dans le domaine des suppléances.
Faites les choses bien.
Encore des questions ? Contactez Jean-Marc pour ne laisser aucun doute dans votre esprit. Il peut aussi vous accompagner dans votre entreprise.