Définir les missions et responsabilités

Jean-Marc Bovigny
adequation.ch
Organisation
Missions et fonctions
Compétences
Employabilité
Coaching
Contacter Jean-Marc

Descriptions de postes ou de fonctions vs cahier des charges

Un peu de vocabulaire

Les termes description de fonction, description de poste, cahier des charges sont souvent mélangés ou utilisés de manière peu claire.
La description de fonction définit les éléments qui sont communs à toutes les personnes occupant des postes identiques (par exemple : 3 réceptionnistes). Elle devra être claire, synthétique et définir des activités suffisamment larges pour permettre une évolution des tâches sans avoir à remettre tout le temps le document en question.
La description de poste reprend le modèle de la fonction, en étant plus précis sur les activités et/ou responsabilités propres à chaque collaborateur. Dans la mesure du possible, on privilégiera les descriptions de fonctions couvrant le plus grand nombre de postes possible par rapport à des descriptions de postes individuelles.
Le cahier des charges se présente comme une liste se voulant exhaustive de toutes les tâches qu’il convient de réaliser. Souvent très long, il devient rapidement complexe à lire et à mettre à jour. Il présente l’inconvénient, de par son côté exhaustif, d’exclure du périmètre et de la responsabilité du collaborateur, toute tâche qui n’y figure pas.

Quelles sont les bonnes pratiques ?

L’expérience montre que le cahier des charges, trop spécifique, est difficile à gérer. En cas de divergence de vues entre un manager et son collaborateur sur une tâche exécutée ou non, ce document fera foi. Ainsi, si les relations deviennent tendues, travailler en bonne intelligence devient très difficile : « ce n’était pas dans mon cahier des charges, donc je ne l’ai pas fait ».

C’est pour cette raison que nous privilégions l’approche de descriptions de fonctions ou de postes, définissant des activités au sens large et non des tâches, et qui permettent de travailler efficacement sans détailler chaque point trop précisément.

Ces documents pourront également contenir des « savoir-être », comme des compétences relationnelles, l’autonomie, la capacité de synthèse, etc.

Que faire si le poste évolue

Il est évident que les activités évoluent, parfois rapidement, pour chaque métier. Par ailleurs, une mission peut se modifier au fil du temps (Exemple : une entreprise commence avec un vendeur, puis au fil du temps se développe un véritable service commercial, avec des chefs de ventes, des responsables clients, etc.).
Parfois des activités jusque-là essentielles disparaissent car le métier évolue.
Quel que soit le format de document choisi, il est important de le mettre à jour régulièrement, par exemple au fil des entretiens annuels durant lesquels on s’assure que les descriptions correspondent toujours à la réalité.

Autre utilité de la description de fonction ou de poste

Le collaborateur aura besoin de ce document pour bien comprendre ce qui est attendu de sa part.
Mais il constituera une base intéressante si l’entreprise compte mettre en place des entretiens d’évaluation annuels car il pourra servir de base pour définir les éléments à évaluer.
Enfin, une description de fonction bien réalisée permettra de bien gérer un processus de recrutement. Les éléments qu’il contient faciliteront la rédaction de l’annonce et l’analyse des candidatures, et permettront d’être clair avec les candidats auditionnés quant au périmètre du poste ouvert.

Les collaborateurs sont débordés par leur(s) boîte(s) mail(s)… Storhy est un outil RH adapté qui permet de conserver la description de fonction, de poste, les missions et objectifs ; et de les partager avec le collaborateur et son manager (avec ou sans accusé de réception !).

En savoir plus sur le stockage de documents avec Storhy