L’essentiel en 3 points
Définir la complexité
Toutes les décisions ne revêtent pas la même complexité. Il convient donc de ne pas simplifier à l’extrême la prise de décisions stratégiques, ni d’alourdir des processus simples.
Définir les étapes de validation indispensables
Dans tous les cas, il est important de clarifier les étapes nécessaires pour la prise de décisions. Par exemple, accorder des vacances à un collaborateur peut ne nécessiter que la validation du chef direct. Par contre, une décision de promotion interne peut nécessiter de multiples étapes d’approbation.
Utiliser des méthodes adéquates
Il est important de bien définir la manière dont les étapes devront s’enchaîner, afin de permettre des processus fluides.
L’expert
Jean-Marc Bovigny
adequation.ch
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L’importance de la formalisation
Il arrive fréquemment que les processus soient basés sur une tradition orale ou non formalisée.
Du coup, les décisions se trouvent parfois bloquées à un moment donné car on ne sait plus très bien où en est le processus de validation d’une décision : sommes-nous en attente d’un préavis d’un manager, a-t-on tous les éléments pour prendre les décisions, ou peut-être nous demandons-nous tout simplement qui bloque le processus ?
Sans entrer dans la formalisation de processus trop complexes, il est important que toutes les étapes de validation soient bien définies, et que l’on puisse au besoin suivre et relancer les bonnes personnes.
Storhy : un outil qui permet de voir rapidement où en sont les processus
En plus de formaliser les processus, Storhy permet aux employés et aux RH de voir en un coup d’oeil où en est le statut de validation des demandes de vacances, de remboursement des notes de frais, ou de changements administratifs.
Exemples :
– Validation d’une formation : demande par le collaborateur, validation par son chef direct, puis éventuellement par le chef de division au-delà d’un certain montant, puis approbation et inscription par les RH
– Demande de vacances : demande par le collaborateur, validation par le chef direct, puis les RH prennent acte.
Sans un processus clairement défini, un collaborateur ayant fait une demande dans ces deux exemples et qui ne voit pas de réponse arriver risque de contacter les RH, qui ne pourront pas lui répondre si les validations en aval n’ont pas été effectuées. Il en résultera à coup sûr des frustrations et des incompréhensions.
Utiliser des outils et méthodes efficaces
De nos jours, beaucoup de choses se font par messagerie électronique, et se perdent.
Dans de petites structures, utiliser un formulaire simple peut demeurer efficace, pour autant qu’il soit remis au bon interlocuteur, et qu’un court document explique clairement comment le remplir, le signer, et le transmettre. Nous voyons souvent des formulaires plutôt bien faits, mais qui sont mal utilisés faute d’explications pertinentes.
Dès que l’entreprise atteint une certaine taille (dès 30 à 50 collaborateurs), et si de surcroît les collaborateurs ne travaillent pas tous sur le même site, il peut devenir difficile de tout suivre correctement par des formulaires qui circulent. L’utilisation d’un outil correctement paramétré, comme par exemple Storhy, permet de gérer l’ensemble d’un processus tel que décrit ci-dessus de manière centralisée et compréhensible par chacun. Par exemple, le collaborateur peut regarder en ligne si sa demande de vacances a été traitée, et éventuellement relancer son supérieur.
Trop d’énergie se perd à régler de petits détails du quotidien liés à des malentendus ou des processus mal formalisés et qui engendrent des frustrations. N’hésitez donc pas à clarifier vos flux de prise de décisions ou de validations pour améliorer l’efficacité de votre entreprise d’une part, et la satisfaction de vos collaborateurs d’autre part.
Faites les choses bien.
Encore des questions ? Contactez Jean-Marc pour ne laisser aucun doute dans votre esprit. Il peut aussi vous accompagner dans votre entreprise.